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Facture électronique : définition et avantages, obligations pour 2026, comment être conforme ?
16/01/2024 - 3 min de lecture
Rubrique : Sécurisation de l'activité
tout un mag pour vous
La facturation électronique (ou e-facturation) va devenir la norme pour les entreprises dès l’année 2026. Quelles sont les principales modifications apportées par la loi sur les factures ? Les solutions OD (opérateur de dématérialisation) et PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) changent la donne en matière de facturation. Quels sont les avantages d’un logiciel de facturation électronique ? On vous en dit plus.
Sommaire :
QU'EST-CE QUE LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE ?
• Définition d’une facture électronique
• Types de formats des e-factures
LOI SUR LES FACTURES ÉLECTRONIQUES : REPOUSSÉE DE 2024 À 2026
• Pourquoi la facturation électronique devient obligatoire en 2026 ?
• Les sociétés concernées par la réforme des factures numériques
• Ce que change l’e-invoicing pour les entreprises
• PPF, PDP, OD : les plateformes pour être conforme à la e-facturation
PASSER À LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE : POURQUOI NE PAS ATTENDRE 2026 ?
• Les avantages concurrentiels de la e-facture
- Un gain de temps
- Une meilleure traçabilité
- Une plus grande sécurité
- Un levier de simplification
• Le processus de dématérialisation des factures
• Solution pour éditer ses e-factures
La facturation électronique obéit à des règles bien spécifiques, et différents types de formats de e-factures existent.
Par contre, il ne faut pas confondre la e-facturation avec une facture numérique : L’envoi d’une facture enregistrée au format numérique JPG ou PDF, via une messagerie électronique, n’est pas une e-facture.
On vous dit tout !
Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée. Une e-facture est adressée par l’entreprise à ses fournisseurs par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation publique ou privée, homologuée.
Cette facture électronique est ce qu’on appelle une « facture structurée ». Elle permet l’échange de données informatisé (EDI) notamment pour la certification fiscale, à la différence des factures aux formats papier ou PDF.
À lire également : Réussir ses factures : mode d’emploi
Il existe différents formats pour éditer et transmettre ses factures : le format Cross Industry Invoice (CII), le format Universal Business Language (UBL) et le format Factur-X. Ce dernier format est dit mixte car il comprend à la fois un fichier de données structuré au format XML et un fichier PDF.
Ces différents logiciels de facturation électronique sont intégrés à l’une ou l’autre des plateformes de dématérialisation.
Cette loi concerne toutes factures émises et reçus, d’un professionnel à un autre (BtoB).
Initialement, la facturation électronique devait entrer en vigueur en 2024.
Compte tenu de l’ampleur de la réforme et des enjeux, un nouveau calendrier a été établi via un amendement gouvernemental dans le cadre du projet de loi de finances pour 2024.
Le nouveau calendrier de mise en place de la réforme de la facturation électronique est en 2 temps :
Donc quoi qu’il en soit, toutes les sociétés / tous les professionnels devront avoir franchi le pas de la dématérialisation de leurs factures dès 2026, pour pouvoir a minima recevoir leurs factures.
En obligeant progressivement l’ensemble des sociétés à utiliser la facturation électronique, l’Etat va pouvoir contrôler plus systématiquement et plus efficacement la fraude à la TVA, estimée à plusieurs milliards/an par le Sénat.
Mais la loi sur la facturation électronique va apporter de nombreux avantages pour les professionnels et les entreprises. Au-delà de l’opportunité de moderniser leur chaîne de facturation, c’est surtout une source d’amélioration de leur compétitivité importante.
Toutes les sociétés françaises ayant un SIRET sont concernées par cette réforme, du micro-entrepreneur au grand groupe, en passant par tous les professionnels : les commerçants, les artisans, les agriculteurs, les professionnels libéraux…
Cela concerne aussi les entreprises qui ont aujourd’hui recours des solutions d’affacturage.
Il existe cependant plusieurs exclusions à la facturation :
Mais attention : même si ces transactions ne sont pas soumises à « l’obligation » d’échanges de factures électroniques entre le professionnel et son client, elles sont concernées par le « e-reporting » auprès de l’administration fiscale, comme juste ci-après.
Donc dans les faits, toute facture d’un professionnel devra être traitée électroniquement, pour une action ou pour une autre.
Dans le cadre de cette réforme permettant d’installer le « e-invoicing »* (= la facturation électronique), les entreprises auront l’obligation de passer par une plateforme intermédiaire chargée de la réception, de l’émission, et de la réalisation des devis et factures avec leurs fournisseurs.
Cette plateforme est reliée au compte bancaire de l’entreprise afin de réaliser les opérations.
Et elle va également permettre de gérer le « e-reporting »*, soit l’obligation de transmettre les informations des transactions et paiements à l’Etat par voie électronique.
Concrètement, les entreprises ont le choix entre 3 options :
Ces 3 types de plateformes peuvent proposer leurs services pour faciliter les échanges dématérialisés, selon les attendus de chaque professionnel :
Afin d’être en ordre de marche pour une application obligatoire dès 2026 (soit pour la réception de factures a minima), les sociétés devront avoir choisi leur solution de plateforme de facturation électronique avant la clôture de l’exercice 2025.
Mais pourquoi attendre le dernier moment ? D’autant que l’intégration d’une plateforme intermédiaire au système d’information d’une entreprise moyenne ou importante peut prendre du temps.
C’est une réelle opportunité pour tous les professionnels qui peut devenir un avantage concurrentiel :
La facturation électronique comporte de très nombreux atouts pour les professionnels et les entreprises, en plus de moderniser sa chaine de facturation.
Un gain de temps
La plateforme de dématérialisation gère le flux opérationnel des étapes nécessaires au traitement d’une facture :
La e-facture représente un gain de temps évident dans le traitement des devis et factures. L’estimation de temps de traitement moyen par facture pourrait ainsi passer de 10 minutes par facture actuellement à environ 1 minute demain avec la facturation électronique.
Une meilleure traçabilité
La facturation électronique offre une meilleure traçabilité et un meilleur suivi des différentes étapes, entre la création d’un devis et sa signature par le client, la réalisation et l’envoi de la facture, le suivi du paiement et l’optimisation de la trésorerie, la transmission des transactions à l’administration fiscale, la tenue de la comptabilité pour l’arrêté des comptes… La traçabilité des écritures (paiements reçus comme versés) est garantie. L’archivage des devis et factures est lui-aussi assuré.
Une plus grande sécurité
La facture électronique permet de renforcer la sécurité des transactions et de limiter le risque de fausse facture au sein de l’entreprise. Cela permet de savoir immédiatement qui a émis la facture.
Un levier de simplification
La plateforme des e-factures est un gage de simplicité, car cet outil édite toutes les factures, conformément à toutes les mentions obligatoires ou règlementations.
Elle offre également l’opportunité d’une gestion personnalisée (par exemple, donner un accès restreint à son assistante de direction qui assure la gestion des factures, mais n’a pas accès aux comptes de l’entreprise).
La dématérialisation des factures, au sens fiscal du terme, se déroule en plusieurs étapes :
Vous voulez une solution qui permette de donner des accès spécifiques et/ou restreints à certains de vos collaborateurs ? Vous souhaitez une plateforme qui agrège tous vos comptes bancaires pros, et vous permette en un coup d’œil de voir où en est votre trésorerie ? Vous seriez plus à l’aise avec des options de rappels, alertes ou notifications ?
Avant de sélectionner votre future solution de e-invoicing, assurez-vous que la plateforme de dématérialisation de vos factures que vous avez sélectionnée réponde à toutes vos exigences.
© Uni-médias – Janvier 2024
Article à caractère informatif et publicitaire.
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